Planejamento Estratégico: aprenda como fazer passo a passo

O planejamento estratégico faz parte da vida cotidiana de todos nós. Quando decidimos realizar uma viagem ou abrir um negócio, precisamos de um planejamento estratégico para chegar ao objetivo. Mas o que de fato vem a ser o planejamento estratégico e qual a sua importância no mundo dos negócios? Este post apresenta o passo a passo de como elaborar um planejamento estratégico completo e coerente, que levará o seu projeto até o sucesso. Acompanhe cada detalhe, estude todos os pontos e parta para a ação assim que você terminar a leitura. Porque não basta planejar, é preciso colocar em prática! É para isso que estamos aqui. Para trazer a você as informações mais relevantes sobre este tema e outros, que o farão decolar direto rumo ao sucesso profissional e empresarial. Para você, que deseja vender cada vez mais e conquistar novos clientes, este post apresenta as dicas necessárias para que você possa se planejar e organizar as suas ações. Quem planeja, sai na frente, porque tem a chance de estudar detalhadamente qual a melhor estratégia e o que é necessário para colocá-la em prática. Ao final, deixe os seus comentários. Boa leitura!

Introdução: A importância do planejamento estratégico para ter sucesso nas vendas.

Todo planejamento requer uma série de itens a ser atendidos, para chegar ao objetivo. Na vida pessoal já é assim, imagine no mundo dos negócios. O vendedor também precisa ter um planejamento antes de sair da empresa para uma visita. Para apresentar produtos e serviços ao cliente Key Account, por exemplo, o vendedor precisa:

• estudar o cliente previamente;
• saber quem são as pessoas que vão recebê-lo durante a visita;
• entender como funciona o processo decisório de compras na empresa do cliente;
• compreender qual a natureza dos negócios do cliente e qual o seu posicionamento de mercado;
• compreender de que forma a sua empresa poderá ajudar o cliente a melhorar o seu desempenho através da aquisição dos produtos e serviços oferecidos;
• realizar visitas pós-venda.

Listamos aqui apenas alguns itens que poderiam compor o planejamento estratégico para nortear o trabalho dos Key Account Managers. Cada empresa tem as suas próprias metas e objetivos, que deverão guardar relação direta com os seus valores e com a sua missão. Devido a sua importância estratégica para a empresa, o planejamento é realizado pelas lideranças de cada setor.

O que é planejamento estratégico?

O planejamento estratégico consiste no ato de refletir e planejar estrategicamente sobre como atingir os objetivos da empresa. É um dos assuntos essenciais da rotina dos empreendedores, considerando tratar-se da área que definirá como serão desenvolvidas as ações dos mais diferentes setores. Definirá também o que levará a empresa em direção ao cumprimento das suas metas. Para que a empresa caminhe coesa e os seus setores direcionem os seus esforços na mesma direção, é necessário que as lideranças reúnam-se para elaborar o planejamento estratégico. O planejamento estratégico não é um documento único. Cada setor deve ter o seu próprio planejamento estratégico, definido a partir do planejamento geral da empresa. Planejar não consiste apenas em desenhar num papel o que se deseja realizar. É necessário reunir a liderança de cada equipe porque os custos de colocar os projetos em ação deverão ser calculados e mencionados. Por custos, entendam-se pessoas, recursos financeiros e infraestrutura. Daí a necessidade do envolvimento de todos os setores. Mas não é só isso. O planejamento estratégico também avalia a identidade da empresa, a situação dos cenários interno e externo e os objetivos e metas a ser atingidos.

Qual a importância do planejamento estratégico para uma empresa?

Executivos e gestores têm a agenda concorrida, o que faz com que muitos adiem ao máximo o momento de realizar a reunião para definição do planejamento estratégico. O problema deste comportamento é deixar em segundo plano ou delegar a outros a participação num momento delicado do negócio, quando as ações serão desenvolvidas. O futuro das empresas depende muito do quanto as lideranças se dedicaram à elaboração do planejamento estratégico. Isso porque uma das questões a se levantar durante a reunião de planejamento diz respeito aos objetivos e metas a ser atingidos. Outra questão relevante a se pensar na reunião de planejamento é se há algum problema a ser resolvido. Então, podemos dizer que o planejamento estratégico é importante porque ele funciona como um guia que levará a empresa em direção ao cumprimento dos seus objetivos. A tomada de decisões por parte dos executivos da empresa depende do que foi definido no planejamento estratégico. Ainda que o curso das ações possa mudar - e isso também pode ser previsto no planejamento -, a definição de objetivos deve ser elaborada com cuidado e critério. Sem isso, a empresa fica sem rumo. Afinal, sem saber onde se quer chegar, não se chega a lugar algum.

Qualquer empresa pode fazer o seu planejamento estratégico, independentemente do tamanho!

Mesmo um MEI - Microempreendedor Individual precisa elaborar periodicamente o seu planejamento estratégico. Ao longo do percurso, uma empresa não pode ser deixada em funcionamento orgânico, como se o atingimento dos objetivos fosse algo natural. Não é. O funcionamento da empresa depende de planejamento porque:

• toda empresa está inserida dentro de um mercado global;
• o cenário externo influencia o seu desempenho;
• empresas dependem umas das outras, numa relação de fornecedores e colaboradores;
• a organização tem responsabilidades com os seus funcionários, mesmo que seja apenas um (no caso do MEI).

Entendemos que as empresas precisam de planejamento estratégico para funcionar melhor. Como fazer? O ponto de partida será sempre a análise sobre quem é a empresa. Esse detalhamento será demonstrado um pouco mais adiante, mas o que queremos mostrar nesse momento é que toda empresa pode fazer o seu planejamento estratégico. O planejamento estratégico será a bússola que guiará os gestores rumo ao atingimento do objetivo traçado, cada empresa usará dos recursos disponíveis para elaborá-lo. O planejamento estratégico será sempre elaborado pelos líderes, sejam quantos forem, para que todos os setores da empresa participem com as suas respectivas atribuições. Para as empresas menores, a elaboração do planejamento estratégico é o momento de verificar o retrato da empresa atualmente. É também o momento de entender qual a sua missão e quais os recursos necessários e disponíveis para o atingimento da meta que levará a empresa a outro patamar.

Como um planejamento estratégico de uma empresa interfere diretamente nas vendas.

O planejamento estratégico evita que uma empresa envide esforço em ações que não trarão os resultados desejados. Mais ainda: coloca toda a empresa para trabalhar em prol de um mesmo objetivo. O planejamento estratégico impacta diretamente nas vendas porque é durante o processo de elaboração que se menciona quais os números a ser atingidos por este departamento. Além da definição dos números, o planejamento estratégico apresenta quais os recursos disponíveis. Esse estudo de recursos inclui a análise das possibilidades de contratação de pessoal para todas as áreas e até mesmo se o preço dos produtos continuará o mesmo. Quando estudadas as ameaças ao atingimento dos objetivos, entram em cena:

• estudos sobre os concorrentes;
• análises de mercado;
• verificação da situação atual da relação com fornecedores;
• lançamentos de novos produtos;
• análises sobre o ciclo de vida dos produtos oferecidos pela empresa;
• mensuração de resultados do período anterior ao da elaboração do planejamento;
• estudos sobre as demandas.

A definição de metas é mais que chegar a um número de vendas a ser atingido. Envolve também a mensuração do atingimento deste número dentro de um determinado tempo, assim como as demais variáveis relacionadas às vendas:

• estratégia de vendas;
• planejamento de ações de marketing;
• necessidade de novos pontos de venda ou de campanhas promocionais;
• eventual contratação de pessoas;
• desenvolvimento de novos produtos ou extinção de produtos.

Estes fatores serão levantados e apresentados pelo líder da equipe de vendas, que fará parte da reunião de gestores que vai trabalhar na elaboração do planejamento estratégico. Trabalhando desta forma, os gestores minimizam os riscos de não se chegar aos números necessários por falta de previsão de ações que impactam a área de vendas.

Quando começar a fazer o planejamento estratégico?

O planejamento estratégico deve fazer parte da rotina dos gestores, seja qual for o tamanho da empresa. Costuma-se pensar na realização de planejamentos que envolvam as ações para o prazo de um ano. Isso porque este seria um tempo interessante para acompanhar indicadores, especialmente aqueles relacionados ao cenário externo. Como as ações serão desenvolvidas e acompanhadas ao longo de um ano, o ideal é que o plano de ação seja elaborado no final do ano anterior. O primeiro mês do ano precisa começar já com as ações determinadas durante o planejamento. Basta imaginar que, se estamos pensando em ações de um ano, o planejamento estratégico que traçou esta meta não pode impactar nesse tempo. O período de um ano é normalmente utilizado no cenário externo para avaliar o desempenho da economia regional e global. Além disso, muitas ações de vendas são realizadas dentro do calendário de comemorações de um país ou região. Isso também influencia diretamente nas ações de vendas deliberadas quando da construção do planejamento por referir-se à política de preços e à criação de ações promocionais.

Como fazer um planejamento estratégico passo a passo.

O planejamento estratégico deve ser realizado em etapas, para evitar que alguma ação importante deixe de ser realizada e venha a impactar o resultado final. Podemos dizer que o planejamento estratégico deve responder a três questões básicas:

• Onde estamos?
• Para onde desejamos ir?
• Como chegar?

O Sebrae disponibilizou no seu site um documento contendo o escopo do que seria um bom planejamento estratégico. Vale a penas conferir, em conjunto com as dicas que daremos agora para você. Para começar o planejamento estratégico, é importante que os líderes reunidos para a elaboração não se percam de alguns conceitos básicos iniciais:

• qual a missão da empresa;
• qual a visão e os sonhos em torno da empresa;
• que valores são praticados, que espelham a essência da empresa.

A missão, a visão e os valores são informações que costumam constar nos sites corporativos e em quadrinhos espalhados pelas paredes, ao alcance dos funcionários. Essas informações são de grande impacto no sentido de manter o grupo de colaboradores reunidos pelos mesmos ideais. Os gestores não podem esquecer-se disso no momento de elaborar o planejamento estratégico . Isso porque as ações ali descritas deverão guardar coesão com missão, visão e valores da empresa. Os valores estão ligados às atitudes, às ações relacionadas à empresa. O propósito é uma das palavras de moda no mundo corporativo e até mesmo na vida espiritual de cada um. Por propósito entenda a missão: motivo pelo qual a empresa foi criada. Dentro desta primeira etapa, a empresa é estudada para se chegar ao ponto de partida. É o momento de analisar pontos positivos e negativos. Para isso, sugerimos a utilização da famosa Análise SWOT. Para que o post não fique muito extenso, podemos resumir a Análise SWOT como um diagnóstico preciso da situação atual da empresa. A partir deste diagnóstico, o planejamento estratégico será mais assertivo em relação ao que se precisa alcançar. Por isso, recomenda-se atenção redobrada dos gestores durante sua elaboração. O Sebrae disponibiliza diversas ferramentas de gestão no seu site, conforme já indicamos. Sobre a Análise SWOT, sugerimos que você baixe essa ferramenta para melhor conduzir a elaboração do planejamento estratégico da sua empresa. Finalizada a fase de estudos do diagnóstico da empresa, é chegada a etapa de definição de metas e objetivos. A participação dos líderes dos diversos setores da empresa na elaboração do planejamento estratégico é importante porque:

• nesse momento, cada área participará entendendo o que precisa ser aprimorado dentro das suas especificidades: aumentar o lucro, diminuir despesas, reduzir custos, etc., são alguns exemplos;
• os números a ser alcançados precisam ser mensuráveis, ter um tempo determinado para atingimento, ser factíveis com os recursos disponíveis e ser coerentes com os objetivos a ser alcançados.

A tarefa de determinar quais os objetivos e metas a serem atingidos não é fácil. Requer muito estudo porque os números precisam ser relevantes dentro do contexto interno e externo da empresa. Daí, é chegada a hora de pensar na ação. O plano de ação é elaborado a partir do momento em que se tem em mãos o estudo sobre a empresa, o seu diagnóstico e os seus objetivos. Para chegar à ação, entram em cena todos os setores da empresa, que irão colaborar entre si com informações tais como:

• funcionários;
• recursos materiais disponíveis;
• planilha de custos;
• análise de infraestrutura.

Depois de finalizada esta etapa, chegamos ao momento de compartilhar as informações. Todos os funcionários e colaboradores da empresa precisam saber os objetivos descritos no planejamento estratégico. Os funcionários e colaboradores são parte integrante do processo que levará ao sucesso. Quando verificado que a empresa deve reduzir despesas, por exemplo, os funcionários precisam participar ativamente das ações determinadas nesse sentido. Eles podem, inclusive, colaborar com mais ações e novas ideias, sempre de acordo com a missão, os valores, as necessidades e os objetivos propostos. A apresentação do planejamento estratégico e do plano de ação pode ser feita através de uma reunião em auditório com todos os funcionários ou em equipes. Nela, cada líder será o responsável por apresentar as informações ao seu time. Como todos farão parte da ação que levará a atingir os objetivos, a informação precisa chegar a todos. Todos devem se enxergar como parte do sucesso da organização. É durante a elaboração do plano de ação que se determina quais serão as ações prioritárias, as mais urgentes e aquelas que não precisam mais ser realizadas. Desta forma, otimizam-se recursos, especialmente humanos, pois os esforços são alocados naquelas atividades que realmente contribuirão para o atingimento dos objetivos. Como última etapa, é o momento de mensurar os resultados. Essa mensuração pode acontecer de tempos em tempos, não necessariamente ao final do prazo final para alcance do objetivo. Aliás, uma correção. A mensuração DEVE acontecer antes do prazo final, porque assim será possível rever o planejamento e mudar o curso, se for necessário. Não é demais lembrar que o mercado externo impacta decisivamente no atingimento dos objetivos de uma empresa. Se algo ocorrer no cenário externo, os gestores precisam estar atentos. Eles deverão  reunir-se e determinar o que será mudado para superar uma situação não prevista.

Ferramentas para te ajudar no planejamento estratégico.

Já indicamos a Análise SWOT como ferramenta essencial para a fase do diagnóstico da empresa. Mas existem outras ferramentas para ajudar no desenvolvimento de todo o processo de elaboração do planejamento estratégico. Vamos a elas. Metas SMART. É uma ferramenta para definição de metas e objetivos. Para não sermos redundantes com a informação da figura acima, exemplificamos cada uma das divisões das Metas SMART para você entender melhor:

• específica: aumentar os lucros da empresa;
• mensurável: em 10%;
• atingível: conforme estudo do diagnóstico, é possível chegar a um lucro maior que o do ano anterior nesta proporção;
• relevante: observamos que a empresa pode apresentar os maiores lucros da sua história se reduzidas as despesas sem impactar na produção e na qualidade dos produtos;
• temporal: atingir esse número dentro de um ano.

Painel de indicadores. Trata-se de uma apresentação periódica da evolução dos números, seja através de planilhas, curvas em tabelas ou relatórios. Importante para motivar e acionar as equipes, demonstrando a necessidade de maior dedicação ou como forma de agradecer o empenho. Matriz GUT A Matriz GUT é uma forma de demonstrar como o desenrolar das ações está aproximando ou afastando a empresa do atingimento do seu objetivo. Ela é usada como ponto de partida após a elaboração do plano de ação, mas deve ser retomada nos momentos de mensuração dos resultados. Permite verificar se há uma tendência de queda ou de alta, fazendo com que todos entendam a necessidade de uma mudança de rumo, se for o caso. Plano de Ação 5W2H Essa sigla que mais parece uma fórmula química, na verdade, é uma abreviação baseada na língua inglesa. São cinco perguntas começadas por “W” e duas começadas por “H”:

• what? (o quê?),
• why? (por quê?),
• who? (quem?),
• when? (quando?),
• where? (onde?),
• how? (como?),
• how much? (quanto?).

O ideal é que cada equipe tenha o seu plano de ação específico, após a elaboração do planejamento estratégico. Isso porque, dentro de cada setor, as responsabilidades e as ações serão diferentes. Porém, sempre irão caminhar lado a lado para que a empresa chegue ao objetivo a que se propôs atingir.

Conclusão: Aplique todas essas dicas e comece hoje mesmo o seu planejamento estratégico.

Independente do tamanho da sua empresa, você precisa saber onde ela quer chegar. Mais do que isso: você, que está nos lendo agora, precisa fazer parte do processo independente do cargo que ocupe. Se estamos falando com um dos colaboradores, você deve ter entendido perfeitamente que todos fazem parte do conjunto que levará a empresa ao sucesso. Por isso, todos devem conhecer o teor do planejamento estratégico e realizar as suas atividades em busca dos mesmos objetivos. Mas se você é o gestor ou um dos gestores, a sua responsabilidade é ainda maior. Não cometa o erro de delegar a função de participar da elaboração do planejamento estratégico a outro funcionário. Não se trata de confiar ou não, mas de lembrar do papel do gestor dentro de uma empresa. O planejamento estratégico norteará todas as ações, de todos os setores, e será determinante para a manutenção da empresa no próximo ano. Então, motive os demais gestores para que todos se empenhem ao máximo em realizar reuniões produtivas quando da elaboração do planejamento estratégico. Ao aplicar as dicas que reunimos aqui, cuidado para não minimizar a importância de cada etapa. Lembre-se que, por mais que você conheça os valores e a missão da sua empresa, por exemplo, é sempre bom mantê-la descrita no projeto. Isso porque a equipe pode ter sempre pessoas novas, a quem estas informações podem representar uma novidade. Sugerimos a leitura de outros posts, para incrementar o seu conhecimento:

• Inteligência de Mercado: o que é e como ela pode ajudar a potencializar suas vendas
• Prospecção de clientes: 12 dicas para você fechar vendas como um ninja
• O que é CRM e qual o seu papel nas vendas

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